Хранение документов в офисе

Хранение документов в офисе

Каждый деловой человек работает с различной документацией, которая должна храниться в офисе в надлежащем виде и в строгом порядке. Среди документации различают наиболее важную, и менее важную.

Хранение документов в офисе

В первом случае – это отчеты предприятия о хозяйственной деятельности, которые сдаются в налоговую инспекцию и в другие финансовые государственные учреждения. Ко второму виду документации относят первичные документы. Несмотря на важность документов, они хранятся в папках, которых различают несколько видов – адресные папки, папки с клапанами, корпоративные папки, папки с ручками, папки-портфели, конференц-папки и папки-регистраторы. Некоторые из них предназначены для перемещения документов, а некоторые только для хранения в офисе. Адресные папки предназначены для подачи документов начальнику для дальнейшего их рассмотрения, утверждения и подписи. Папки с клапаном предназначаются для перемещения документации в пределах офиса. В них хранятся документы, а материалом для изготовления чаще всего служит пластик. Для тех сотрудников офиса, которые перевозят документацию с одного здания в другое, предназначаются папки-портфели, имеющие ручки. Они изготавливаются из кожзаменителей или кожи, и иногда имеют отделение для ноутбука. Хранение документов в офисе 

Конференц-папки имеют отделения, в которых можно разместить по отдельности все документы, что гораздо упростит поиск какого-нибудь из них. Все такие папки застегиваются на молнию, поэтому все документы сохранятся неповрежденными. Конференц-папки могут быть не только мужские, но и женские, а также имеют различные цвета, что способствует идеальному подбору папки под цвет делового костюма или обуви. Корпоративные папки имеют логотип компании и используются в рекламных кампаниях. Они изготовляются из плотного картона и могут быть ламинированными. В папках-регистраторах хранятся документы, отсортированные по темам или алфавиту. Документы в них хранятся в файлах, которые нанизываются на металлические кольца или петли. Материалом для изготовления этих папок служит декоративный картон или же цветной пластик.

Ссылка на основную публикацию